Troppo spesso gli studenti vengono accusati di non essere in grado di scrivere email appropriate ai loro docenti. L'accusa di scarsa capacità di scrittura viene mossa con troppa fretta. Senza dubbio, ogni docente si è imbattuto in questo tipo di email, ma rappresentano l'eccezione. Al contrario, molti studenti non sono sicuri di come dovrebbe essere un'email appropriata.
Per dirlo subito: non esistono regole linguistiche, schemi di frase o una formula universalmente valida per l'email "giusta" o "perfetta". Un'espressione linguistica, sia parlata che scritta, è plasmata da moltissimi fattori. Inoltre, le convenzioni variano notevolmente a seconda dell'ambito professionale.
L'obiettivo comunicativo dovrebbe quindi essere quello di scrivere un'email appropriata, piuttosto che quella "corretta". Se il saluto a un professore è "sghp", allora si dovrebbe dire che le norme ortografiche non sono state rispettate e di conseguenza non si tratta di un saluto corretto. Tuttavia, se il professore dichiara esplicitamente durante le lezioni di voler essere contattato via email utilizzando proprio questo saluto (e questo è effettivamente accaduto!), invece del "Gentile Professore", a suo avviso troppo macchinoso, allora è perfettamente appropriato. Esistono, quindi, preferenze e avversioni dipendenti dal destinatario, e sono proprio queste ad alimentare l'incertezza tra gli studenti.
L'obiettivo di una "comunicazione efficace" è più probabile che venga raggiunto quando l'email soddisfa i criteri di appropriatezza del destinatario. Se ti poni le seguenti domande, di solito è così:
1. La mia email è appropriata alla situazione? Probabilmente non dovrei chiedere consigli sulle relazioni al mio professore. ;)
2. La mia email è appropriata per il destinatario? Quanto conosco bene l'insegnante? Soprattutto durante il primo contatto, un saluto più formale probabilmente causerà meno conflitti rispetto a un informale "Ciao", e la struggente formula di chiusura "Spero di rivederti presto" evoca associazioni più adatte a un contesto privato. Poiché esistono saluti e chiusure distinti per la comunicazione scritta e orale, trasferirli all'altro mezzo può violare questi criteri di appropriatezza. Proprio come rivolgersi a qualcuno con "Gentile Sig./Gentile Sig.ra" è inappropriato nella comunicazione faccia a faccia, usare "Ciao" in un'email è una deviazione dalla norma.
3. L'email è appropriata data la situazione? Questo include anche la scelta del mezzo. Il mio problema è davvero adatto a essere chiarito via email, o sarebbe molto più appropriato discutere l'email del seminario durante l'orario di ricevimento? Se si prevede una discussione dettagliata nell'email di risposta, allora partecipare all'orario di ricevimento è l'opzione migliore. Anche la tempistica fa parte di questa valutazione di appropriatezza. Difficilmente si chiamerebbe il proprio professore la domenica o nei giorni festivi, ma inviare un'email è perfettamente accettabile. Tuttavia, non si dovrebbe dare per scontato che l'email venga letta e che venga data risposta immediatamente. Questo implica le aspettative di un professore disponibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7, che a volte possono essere soddisfatte con una risposta sensibile. Pertanto, un semplice "Buonanotte" di chiusura è fuori questione.
L'e-mail "Purtroppo non posso venire domani perché ho l'esame pratico di guida. Mi dispiace molto. Cordiali saluti, Thomas Schmidt" è quindi appropriata in relazione alla comunicazione di "annullamento del seminario", ma irritante per quanto riguarda l'oggetto e il destinatario.
Nella scelta del mezzo di comunicazione, è importante essere consapevoli che le possibilità di una comunicazione appropriata via e-mail sono inferiori rispetto alle conversazioni faccia a faccia. Poiché i segnali non verbali presenti nella conversazione (espressioni facciali, gesti, ecc.) sono assenti, l'attenzione si concentra esclusivamente sul contenuto, ovvero su ciò che è scritto nero su bianco. Alcuni tollerano gli errori di battitura, mentre altri li interpretano come segni di sciatteria, mancanza di rispetto o scarsa ortografia.
Infine, quando si scrive un'e-mail al professore, vale la pena considerare cosa è appropriato dire nel proprio ruolo di studenti. Se gli studenti scrivono "Mi dia appuntamento martedì prossimo", possono presumere che il destinatario reagirà molto probabilmente con fastidio o quantomeno irritazione, perché nei sistemi gerarchici – e senza dubbio ne abbiamo uno in un'università tedesca – le istruzioni vengono comunicate dall'alto verso il basso. Forse sta proprio qui il segreto di un'e-mail appropriata per gli studenti: il ruolo istituzionale e lo status gerarchico dovrebbero essere linguisticamente evidenti, almeno nel contatto iniziale. Se la risposta del docente è meno formale, è possibile adattarla senza troppe preoccupazioni.
Anche se gli esempi scelti qui potrebbero suggerire che gli studenti non siano in grado di esprimersi in modo appropriato ai loro insegnanti, possiamo tirare un sospiro di sollievo: questo è ben lontano dalla verità. La stragrande maggioranza è perfettamente in grado di formulare un'email corretta. È solo che i "casi anomali" tendono a rimanere impressi più a lungo nella nostra mente perché sono irritanti o, nella migliore delle ipotesi, divertenti.
Raccolta di errori stilistici
Gentile Sig.ra Cognome,
Vi invierò le diapositive aggiornate domenica, dato che sono attualmente
Sono a casa a Neustrelitz e le diapositive sono sull'altro computer.
Ieri eravamo al concerto dei Metallica a Lipsia e c'era il
Il viaggio di ritorno a Neustrelitz non è poi così lungo.
Passa un bel weekend!
nome cognome
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Buonasera!
Volevo solo ricontattarti per farti sapere che ti invierò la mia tesi domani o dopodomani. Grazie ancora per il tuo contributo.
Non vedo l'ora che arrivi l'esame del 30.
Buona serata!
nome cognome
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(...)
Buonanotte!
Suo
nome cognome
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Gentile Sig.ra Cognome,
Sarebbe molto gentile e accomodante da parte tua se potessi fornire le diapositive per
Vorremmo affrontare il tema della "semantica" sul vostro sito web. Grazie mille e
Guarisci presto.
Distinti saluti.
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Sig.ra [Cognome], lei è la mia eroina!
Grazie mille :)
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Gentile Sig.ra Cognome,
Vi assicuro la mia straordinaria gratitudine!
Nel frattempo, vi invio i miei più cordiali saluti,
nome cognome
Troppo spesso gli studenti vengono accusati di non essere in grado di scrivere email appropriate ai loro docenti. L'accusa di scarsa capacità di scrittura viene mossa con troppa fretta. Senza dubbio, ogni docente si è imbattuto in questo tipo di email, ma rappresentano l'eccezione. Al contrario, molti studenti non sono sicuri di come dovrebbe essere un'email appropriata.
